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如何制定風險管理計劃

  對任何項目來說,制定一個有效的風險管理計劃是十分必要的。但是這項工作常常被忽視。如果一切順利,當然無妨。但是如果出現(xiàn)問題,沒有一個可行的計劃,即使是一個小失誤也會演變成突發(fā)危機。

  不同的風險管理方式有不同的使用方法,它包括信貸價值、危機的估計(即災害)、確定產品的有效期、計算保險費率,等等。通過這篇文章,我們可以學習到如何通過風險管理來應對突發(fā)事件。

  步驟

  1.了解風險管理的工作原理。風險指的是會發(fā)生的事故的影響(正面的和負面的)。它對事故發(fā)生(轉變?yōu)閱栴})的概率和所帶來的影響進行系統(tǒng)的計算。(風險=概率X影響)通過對以下各方面的因素進行分析,以估計風險:

  事故:可能會發(fā)生什么?

  概率:事故發(fā)生的可能性?

  影響:發(fā)生后會造成什么后果?

  緩解:如何降低事故發(fā)生的可能性?(能做到什么程度?)

  應對:如何降低影響?(能做到多好?)

  削減=緩解X應對

  危險=風險-削減

  當你確定了上述的情況,那么之后所產生的結果我們稱之為“危險”——這是你所不能避免的風險。危險也可被稱為威脅、責任、嚴重的事態(tài),但他們都指代同一個意思。它可以作為決定計劃是否實施的參考因素。

  這通常表現(xiàn)為成本與收益的博弈過程。你可能需要上述內容來對比執(zhí)行計劃產生的成本是否大于不執(zhí)行計劃所產生的成本。

  潛在風險,如果你決定付諸行動(有時候必須這么做,如聯(lián)邦政府指示),那么你的“危險”就轉變?yōu)橐阎臐撛陲L險。在某些時候,當潛在風險降低到一定程度,那么就可以進行最終盈利能力的計算了。

  2.定義你的項目。在這里,我們假設你負責這樣一個系統(tǒng),它向大量的人群提供一些重要信息(無生命危險的)。而提供信息這一電腦系統(tǒng)過于陳舊,需要更換。你當前的任務是為了這次更換工作做一個風險管理計劃。這里有一個簡單的模式:你可以把風險和影響按高、中、低的層次進行劃分(這在項目管理中很常見)。

  3.聽取他人的意見。針對風險估計開一次頭腦風暴會議。聚集熟悉此次項目的同伴,探討可能會出現(xiàn)的危機,如何防范這種危機,危機發(fā)生后如何處理等事項。記下來!在以后的幾個步驟里面,本次會議的信息將成為主角。保持開放性的思維。“天馬行空”是件好事,不過依然有必要控制會議。把討論的重點集中起來,放到點上。

  4.確定每種風險所帶來的后果。從頭腦風暴會議收集到的信息里,判定潛在風險所帶來的后果。在會議上,要核實和判定出每一種可能產生的風險。每一個都要盡可能的具體。例如,“工程延誤”不能只是籠統(tǒng)地表述為“會延誤13天”。即使只是有一美元,也要把數(shù)字列出來;如果只是簡單的做一個“超出預算”的標志,那可不行。

  5.刪除不相關問題。打個比方,如果你要為一個汽車經(jīng)銷商更換電腦系統(tǒng),那么核戰(zhàn)爭、瘟疫和小行星沖擊這些風險就不用考慮了。如果這些事情發(fā)生,你可幫不上什么忙。你需要考慮到這些因素,但是不用把它列到具體的風險預期里面。(好吧,如果你是為聯(lián)合國工作,就把這些擺上案頭吧。)

  6.列出所有核實了的預期風險。不要急著處理問題,現(xiàn)在還為時過早。先把它們一個一個的排好。

  7.把概率轉化為數(shù)值。針對表單上的每一個潛在風險,按照高、中、低排列出他們發(fā)生的可能性。如果你有能力進行更精確的計算的話,不妨把它們從0.00到1.00進行編排。0.01到0.33是低級;0.34到0.66是中級;0.67到1.00是高級。

  注意:如果事件發(fā)生的可能性是零,通過審議以后就把它取消吧。沒什么理由讓我們費心考慮那些根本不可能發(fā)生的事情。(例如,被憤怒的T-Rex樂隊砸爛電腦)

  表一

  8.把影響轉化為數(shù)值。一般來說,可以根據(jù)一些可預計的情況,把影響轉化為高、中、低三個等級進行排列。如果可能的話,也可以把它們用數(shù)字表示:0.01到0.33是低級;0.34到0.66是中級;0.67到1.00是高級。

  注意:如果事件的影響為零,就不要上榜。我們不需要考慮這些影響為零的事情,不管他們是不是可能發(fā)生。(如,給我的狗喂食)

  表二

  9.通過上述因素估算出風險值。通常,我們會使用以下表格。如果你使用的是低、中、高三個等級來估算概率和影響,那么第一個表格會更適合你;如果使用的是數(shù)值,你應該使用第二個表格來進行一個更精細的估算。要注意的是,沒有一個放之四海皆準的公式來根據(jù)概率和影響,統(tǒng)計和估算出風險值。這里給出的只是一個例子(適用于生活中的):

  表三表四

  分析的時候靈活一點。有時候你需要在文字結論與數(shù)據(jù)結論之間進行對比。那就有可能用到這張表格:

  表五

  10.排列出風險值:按照由高到低的風險順序排列以上得出的內容。

  表六

  11.計算出總體的風險:這里的數(shù)據(jù)會對你有所幫助。在表六,你可以看到分別按照高、高、中、中、中、低、低的順序排列的風險值。從表五你可以得出,它們可以轉化成0.8,0.8,0.5,0.5,0.5,0.2,0.2的數(shù)字。那么平均以后的總體風險值就是0.5,也就是說風險等級為中級。

  12.制定緩解措施。緩解指的是降低風險發(fā)生的可能性。通常情況下,你最好為高、中級風險制定防范計劃。也可以為低風險的情況作防御工作,但是要把其他風險放在第一位。例如,如果你預期中,可能會有一個關鍵部件的交付會延遲,那么緩解危機的方法就是把這項工作安排在前面。

  13.制定應急措施。應急指的是當風險爆發(fā)的時候,如何減輕影響。同樣的,你最好制定高、中級的應急措施。例如,如果關鍵部件不能按時到達,你可是在等待的時候姑且適用老的現(xiàn)有的部件。

  14.分析應對戰(zhàn)略的效用。你在多大程度上降低了概率和影響?評估你的應急和緩解戰(zhàn)略,并重新排列面臨的風險。

  表七

  15.估算你的實際風險。現(xiàn)在,你的風險已經(jīng)降低為中、中、中、低、低、低、低,換算為數(shù)字是0.5,0.5,0.5,0.2,0.2,0.2,0.2,那么平均風險值就是0.329?;仡櫛砦?,我們可以看到總體風險降低為低水平了。原始的風險值是中級(0.5)。經(jīng)過管理戰(zhàn)略的實施,你的最終危險值降為低級(0.329)。這表示,你通過緩解和應急措施,把風險降低了34.2%,這聽起來不錯,不是嗎?

  16.監(jiān)控你的風險表單?,F(xiàn)在你已經(jīng)詳細了解到潛在風險了,可以知道在危機爆發(fā)的時候采取何種應急措施,如果工作到位的話甚至可以預計風險發(fā)生的時間。這是通過分析風險因素得出的。按照這些步驟處理你的高、中風險。那么,在項目實施過程中,可以掌握到風險演變成為危機的時機。如果你不了解這些因素,那么在項目實施過程中,有可能在風險爆發(fā),產生危機的時候,你的應急措施根本不能到位。

  小貼士

  計劃不是固定不變的。風險管理是動態(tài)的過程,因為風險總是在不停的變化。今天你分析出的高概率和高影響力的風險,在明天,他的概率和影響力可能就會改變。另外,有些風險應該退出表單,另一些風險又會蠢蠢欲動。

  堅持調查。你遺漏了什么嗎?你忘了考慮哪些事情?這才是最難做的和是最關鍵的一環(huán)。把它們編列成冊,并不時檢查一番。

  用電子表格來跟蹤風險管理的實施情況。刪除已然消失的舊風險,加入新增的潛在風險,保持風險記錄與實際情況同步。

  應急措施相當于一個預警系統(tǒng)。如果其中一項措施要求你制定一個權變計劃,你必須采取必要措施。如果你還沒有制定一個良好的預警系統(tǒng),那么事不宜遲。

  你可以根據(jù)估算出來的危險值來決定是否開展相關項目的工作。如果項目總投入是1,000,000美元,你的危險值是0.329,那么你最好留出329,000美元來應對這預期的危機。你還能撥出這些錢嗎?還是算了?如果打算繼續(xù)的話,你可能需要重新考慮這個項目的規(guī)模。

  削減=風險-危險。舉個例子,你這項工程的預算款是1,000,000美元,你的風險值是0.5X1,000,000美元(也就是500,000美元),風險管理后的危險值為0.329X1,000,000美元(也就是329,000美元),這表示你節(jié)約了171,000美元。這個數(shù)字讓你堅定進行風險管理的決心——這筆省下來的錢可投入在工程危險防范上(如,保險)。

  大多數(shù)情況下,即使添加了風險管理,超負荷工作的項目經(jīng)理可能只能把精力用在關鍵部分上。在這種情況下,拿出額外的時間來考慮多種關鍵途徑,提前鑒別哪些危機最可能發(fā)生在關鍵領域是不錯的辦法。這尤其適用于那些一個人要承擔很多課題的經(jīng)理人身上。風險管理是項目管理的一部分,但是不應該掩蓋其他的計劃和控制項目(見警告)。

  警告

  不要把這個工作搞得過于復雜。風險管理是項目管理的重要部分,但它不能超越實際應該進行的工作。如果不注意這一點,你很可能會耽于那些不相干的危機,讓零碎的信息加載到已不堪重負的計劃體系里。

  不要漠視低風險項目,但是也不要在這上面花太多時間。按照高、中、低三個等級的順序來分派你用于處理各項風險的時間。

  不要以為自己已然把握了所有的風險。要知道風險的本質特征在于它的不可預知性。

  千萬不要讓別人的觀點干預你的評估工作。這不少見。人們可不情愿相信自己控制的東西會出錯,并因此不同意你的風險評估。有人會說“這不可能”,但是下一次的時候(因為看到你的管理奏效了——譯者注)他就不好意思公開發(fā)表這種言論了。

  要考慮到如果兩三件危機同時爆發(fā)的情況。這種情況發(fā)生的可能性很小,但是后果卻不堪設想。幾乎所有的重大損失都源于多重事故同時爆發(fā)。

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